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2014作業報告や出張報告メールを出す場合のサンプル例文 (社内宛て) [メール]

2014年のGWも明け、仕事再開ですね。社内宛ての作業報告や出張報告メールを出す場合のサンプル例文はどんな感じでしょうか。

houkokumail1.jpg

1. メールによる出張報告のサンプル例文

2014年も5月半ばです。

異動先にて新生活をスタートした人、または新人でも、まとまった仕事をこなす時期になってきたかもしれません。

新しい部署で出張なども経験されているかもしれませんね。

出張報告書などはWord文書などの雛形が会社の部署ごとにあるかもしれせんが、メールの場合もよくあります。

メールの場合、報告メールはどのように書けばいいでしょうか。


仕事上の報告の基本はもう、何と言っても「5W1H」です

これに尽きますね。

「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように (どれくらい)」

これらが明確になっていないと報告として意味をなしません。

次のような感じです。


【件名】名古屋営業所出張報告

【本文】

立花課長

おはようございます。西村 信孝です。
先日の名古屋出張の結果につきまして、下記の通りご報告いたします。

----------------------------------------

目的:名古屋営業所での顧客管理システム使用状況調査
期間:2014年4月21(月)~22日(火)
同行:飯山 淳司 主任
内容:
   4/21 午前10時~12時 名古屋営業所 住川課長・朝日主任と会議
      午後2時~午後6時 顧客管理システム使用者へのインタビュー
   4/22 午前10時~17時 システムデータのバックアップと資料作成

所感:
   ・システムユーザーは一部機能のみの使用のため不便さが目立った。
    使用されていないデータ検索機能を紹介したところ喜ばれた。

   ・顧客データ変更の際に、一部機能に不具合が見つかった。
    早急に対応する必要があると思われる。

----------------------------------------

以上です。

******************************
 第3営業部 西村 信孝
 内線 2801
******************************

こんな感じですね。参考にしてみてください。


2. 出張していた人への状況報告のメールサンプル例文

逆に、部署内の誰かが出張をしていて、その「留守番」となることも多いですね。

留守中に発生した出来事を、出張した本人に報告する機会も多々ございます。

その場合は簡潔に、1日単位で説明していくといいと思います。

次のような感じです。


【件名】出張中の状況について

【本文】

西村主任

おはようございます。大倉です。
出張はいかがでしたか。お疲れ様でございました。
西村主任がご不在の間の状況につきまして、
下記の通りご報告させていただきます。

特に大きなトラブル等はございませんでしたが、
経理部の雨宮課長が「お電話ください」とおっしゃっていました。

4月21日(月)
 午後2時頃、津田商会の水元社長がお見えになりました。
 7月以降の開発要員の件で後日ご相談があるとのことです。

 夕方5時ぐらいに、静岡支店の木村課長からお電話がありました。
 お電話があったことだけ伝えてください、とのことです。

4月22日(火)
 午前10時過ぎに経理蕪の雨宮課長から内線がございました。
 急ぎではないので戻られたらお電話くださいとのことでした。

 午後3時頃、グループ会議がありました。
 内容につきましては添付資料をご参照ください。


以上、よろしくお願いいたします。

==============================
 第3営業部 大倉 茂道
 内線 2814
==============================


このような感じですね。

簡潔に、要点のみを記載するといいと思います。


続きは「3. 報告メールでのポイントは?」へ



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3. 報告メールでのポイントは?

報告のメールで気を付けることは、上にも書きましたが「5W1H」ですね。

「When」「Where」「Who」「What」「Why」「How」 つまり、

「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように (どれくらい)」 です。

これらの正確な情報の提供が必要になりますね。

日本人がよく忘れがちになるのが「誰が (Who)」です。

日本語そのものがもともと「主語を省略しやすい言語」なので、その行動の主体が忘れがちになるんですね。

気をつけましょう。


また、メールでの報告の場合、もし本文が長くなりそうであれば、「本文の最初の数行の中に、結論を入れる」というのも重要になってきます。

だらだらと長文に書いて、結局どうなったのか結論がぼやけてしまうよりは、最初に「まずは○○は△△でした」というように要約するといいでしょう。

上の2番目の「留守番」のメールの例でも、

特に大きなトラブル等はございませんでしたが
 経理部の雨宮課長が「お電話ください」とおっしゃっていました。

と始めに話してしまえば、読み手としても安心しますよね。


それからほかに、メールを書くときに重要な点としては次のようなことです。

これはどんなメールにおいても言えることなのですが、

書いたメールは3回読む

ということを是非やってみてください。

つまり、

【1回目】 単純に今書いた内容を読み返します。誤字や脱字の確認ですね。

【2回目】 このメールを「受け取った人」になりきって読み返します。
     そうすると思わぬ表現の間違いに気付いたりします。

【3回目】 このメールや本件を「全く知らない人」になったつもりで読み返します。
     すると「暗黙の了解」事項や、補足説明が必要な部分が見えてきます。
     仕事でのメールは全く知らない人にもわかるように客観的に書くと質が上がります。


正確に、客観的に、そして熱意を込めてメールを書いてみてください。

すると、すごく伝わる、「パワーのあるメール」になると思います。


【あいさつ・例文・メール作法を学ぶブログの目次はこちら】
http://aisatsu.blog.so-net.ne.jp/
aisatsumokuji1.jpg


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ojigi1e.jpg

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